Kaip sukurti svetainę, kuri tikrai veiktų įstaigos kasdienybėje
Kai įstaiga pradeda galvoti apie naują interneto svetainę, dažnai viskas prasideda nuo vienos miglotos minties: „Reikia atsinaujinti.“ Tačiau vien gražesnio vaizdo neužtenka. Savivaldybei reikia aiškiai skelbti informaciją gyventojams, mokyklai — greitai atnaujinti tvarkaraščius ir naujienas, muziejui — patogiai pristatyti renginius, o bibliotekai — nesukti galvos, kaip įkelti darbo laiko pakeitimą prieš šventes.
Būtent todėl klausimas kaip sukurti svetainę viešojo sektoriaus įstaigai nėra tik apie dizainą. Tai apie kasdienį naudojimą, atsakomybes, informacijos prieinamumą ir žmones, kurie tą svetainę prižiūrės po paleidimo. Jei sprendimą priima direktorius, pavaduotoja, komunikacijos specialistas ar IT koordinatorius, svarbiausia ne techniniai terminai, o aiškus procesas.
Žemiau — praktinis gidas, paremtas tuo, kaip realiai vyksta svetainių kūrimas Lietuvos viešojo sektoriaus įstaigose.
1. Poreikių analizė: pradėkite ne nuo dizaino, o nuo klausimų
Dažna klaida paprasta: pirmiausia žiūrima, kokia svetainė graži pas kaimyninę įstaigą. Tada atsiranda noras „kažko panašaus“. Bet panaši išvaizda dar nereiškia, kad svetainė tiks jūsų darbui.
Prieš kalbant apie spalvas ar meniu punktus, verta susėsti su tais, kurie svetaine naudosis kasdien. Paprastai tai būna administracija, komunikacijos žmogus, sekretorė, IT specialistas, kartais ir keli padalinių atstovai. Tikslas čia vienas — susitarti, kam svetainė reikalinga ir ką joje žmonės turės rasti per pirmas 10 sekundžių.
Ką verta išsiaiškinti pačioje pradžioje
- Kas yra pagrindiniai lankytojai? Gyventojai, tėvai, mokiniai, pacientai, renginių lankytojai, darbuotojai?
- Kokios informacijos jie ieško dažniausiai? Kontaktų, darbo laiko, dokumentų, registracijos formų, naujienų, viešųjų pirkimų?
- Kas įstaigoje atnaujins turinį? Vienas žmogus ar keli skirtingi darbuotojai?
- Kokie skyriai ar funkcijos būtini nuo pirmos dienos? Naujienos, renginiai, dokumentai, struktūra, darbuotojų kontaktai, paieška?
- Ko dabartinėje svetainėje trūksta? Sunku rasti informaciją, nepatogu redaguoti, daug pasenusio turinio, neveikia telefone?
Pavyzdys iš praktikos: mokykla gali manyti, kad svarbiausia yra reprezentacinis pradinis puslapis. Bet pokalbio metu paaiškėja, kad didžiausias galvos skausmas visai ne jis, o tai, kad mokytojai negali greitai paskelbti tvarkaraščio pakeitimų, o tėvai neranda aktualių dokumentų. Tokiu atveju prioritetai pasikeičia iš esmės.
Šiame etape verta nuspręsti ir dėl turinio struktūros. Kitaip tariant, ne ką parašysite, o kur kas bus. Jei to nepadarysite pradžioje, vėliau atsiras klasikinė situacija: „dar įdėkime vieną skiltį“, „o šitą perkeliame aukščiau“, „čia gal dar vieną meniu punktą“. Galiausiai meniu tampa panašus į sandėliuką po remonto.
2. Tiekėjo pasirinkimas: žiūrėkite ne tik į kainą ir gražius pavyzdžius
Kai poreikiai aiškesni, ateina laikas rinktis partnerį. Čia dažnai norisi kuo greičiau gauti pasiūlymus ir palyginti lentelėje. Tai normalu. Vis dėlto vien kaina mažai ką pasako.
Jei kuriama svetainė viešajam sektoriui, tiekėjas turi suprasti ne tik dizainą, bet ir pačią įstaigų logiką: viešinamą informaciją, dokumentų struktūrą, skirtingus naudotojų vaidmenis, prieinamumo reikalavimus, ilgą turinio gyvavimo laiką. Mokyklos, muziejaus ir savivaldybės svetainės nėra vienodos, nors iš šono gali taip pasirodyti.
Į ką verta atkreipti dėmesį renkantis tiekėją
- Ar tiekėjas yra dirbęs su viešuoju sektoriumi? Patirtis čia svarbi, nes mažiau laiko sugaištama aiškinantis bazinius dalykus.
- Kaip atrodo jų darbo procesas? Ar bus aiškūs etapai, terminai, atsakingi žmonės?
- Kas nutinka po paleidimo? Ar gausite pagalbą, jei reikės pataisymų ar konsultacijos?
- Ar turinį bus paprasta valdyti patiems? Patogi turinio valdymo sistema dažnai svarbesnė už įspūdingą animaciją pradžios puslapyje.
- Ar pasiūlymas atitinka jūsų realius poreikius? Jei prašėte aiškios dokumentų struktūros, o gavote daug kalbų apie vizualinius efektus, verta suklusti.
Daug įstaigų klausia ir apie platformą. Dažnai pasirenkama wordpress svetainė, nes ją patogu administruoti, lengva apmokyti darbuotojus, o turinio atnaujinimas netampa priklausomas nuo vieno programuotojo. Tačiau svarbiausia ne pats pavadinimas, o tai, ar po projekto jūsų komanda galės savarankiškai dirbti.
Geras klausimas tiekėjui būtų ne „kokią sistemą naudojate?“, o „kaip mūsų darbuotojas įkels naujieną, pakeis darbo laiką ar pridės PDF dokumentą?“ Jei atsakymas aiškus ir suprantamas ne IT žmogui, judate gera kryptimi.
3. Dizainas: ne konkursas grožiui, o aiškumo testas
Viešojo sektoriaus svetainė pirmiausia turi būti suprantama. Žmogus ateina ne pasigrožėti, o rasti informaciją. Jei gyventojas neranda prašymo formos, o tėvai — priėmimo tvarkos, problema ne jų dėmesio stoka. Problema svetainėje.
Dizaino etape verta galvoti apie realius naudojimo scenarijus. Pavyzdžiui, ką žmogus mato atsidaręs svetainę telefone? Ar iškart randa kontaktus? Ar aišku, kur ieškoti dokumentų? Ar renginių kalendorius suprantamas ir vyresniam lankytojui?
Kas sudaro gerą įstaigos svetainės dizainą
- Aiški pradžia. Pirmame ekrane matyti svarbiausia informacija ir pagrindiniai keliai toliau.
- Tvarkingas meniu. Ne 14 punktų vienoje eilėje, o logiška struktūra.
- Patogumas telefone. Didelė dalis lankytojų ateina iš mobiliųjų įrenginių.
- Skaitomas turinys. Tinkami šriftų dydžiai, aiškūs tarpai, suprantami mygtukai.
- Prieinamumas. Informacija turi būti pasiekiama kuo platesniam žmonių ratui.
Pavyzdžiui, kultūros centras gali norėti didelio vizualinio akcento renginiams, o poliklinikai svarbiau, kad pacientas iš karto matytų registracijos informaciją, padalinių kontaktus ir darbo laiką. Abu atvejai teisingi, tik prioritetai skirtingi.
Šiame etape verta prisiminti paprastą taisyklę: jei kiekvienas skyrius nori būti „pirmame plane“, galiausiai pirmame plane nelieka nieko. Kažkam vis tiek teks priimti sprendimą, kas svarbiausia lankytojui.
4. Turinio kūrimas: čia projektai dažniausiai stringa
Naujos svetainės kūrimas dažnai atrodo kaip dizaino ir programavimo darbas. Iš tikrųjų daugiausia laiko suvalgo turinys. Reikia peržiūrėti seną informaciją, atsirinkti, kas aktualu, perrašyti tekstus, sutvarkyti dokumentus, suvienodinti skyrių pavadinimus, surinkti nuotraukas, patikrinti kontaktus.
Jei šis etapas paliekamas pabaigai, terminai pradeda slysti. Ne dėl to, kad kažkas blogai dirba, o todėl, kad įstaigose turinys paprastai gyvena skirtinguose kompiuteriuose, el. paštuose ir stalčiuose — kartais ir tiesiogine prasme.
Kaip pasiruošti turiniui be chaoso
- Paskirkite atsakingus žmones. Vienas žmogus retai surinks viską iš visų skyrių.
- Nuspręskite, kas keliauja į naują svetainę, o kas ne. Ne viską reikia perkelti automatiškai.
- Rašykite žmonėms, ne sau. „Veiklos organizavimo modelio įgyvendinimo tvarka“ gali būti tikslus pavadinimas, bet lankytojui jis mažai ką sako.
- Suvienodinkite formatą. Jei vienur rašote „Kontaktai“, kitur „Rekvizitai ir kontaktinė informacija“, atsiranda painiava.
- Patikrinkite aktualumą. Pasenę darbuotojų kontaktai ar nebegaliojantys dokumentai kenkia labiau nei tuščias puslapis.
Geras pavyzdys — biblioteka, kuri vietoj ilgo istorijos teksto pradžioje iškelia tai, ko lankytojai ieško dažniausiai: darbo laiką, padalinius, renginius, skaitytojo pažymėjimo informaciją. Istorija lieka svetainėje, bet nebeslepia svarbiausių dalykų.
Jei planuojamas svetainių kūrimas iš esmės, verta iš karto susitarti dėl turinio tono. Vieni skyriai mėgsta oficialų stilių, kiti rašo paprasčiau. Skaitytojui tai atrodo kaip kelių skirtingų įstaigų svetainė viename puslapyje.
5. Testavimas: suraskite problemas prieš jas randant lankytojams
Kai svetainė jau beveik paruošta, atsiranda pagunda kuo greičiau ją paleisti. Vis dėlto paskutinė peržiūra dažnai išgelbsti nuo labai žemiškų nesusipratimų: neveikiančių nuorodų, neteisingų kontaktų, pasimetusių dokumentų, keistai atrodančių puslapių telefone.
Testavimas neturi būti vien techninis. Čia verta pasikviesti kelis žmones iš įstaigos ir duoti jiems paprastas užduotis. Pavyzdžiui:
- Raskite priėmimo tvarką per mažiau nei minutę.
- Suraskite konkretaus skyriaus telefono numerį telefone.
- Atsidarykite naujausią dokumentą ir patikrinkite, ar jis tikrai tas.
- Įkelkite naujieną ar renginį bandomoje aplinkoje.
Toks testas greitai parodo, ar svetainė suprantama ne tik tiems, kurie ją kūrė. Jei sekretorė neranda, kur pakeisti darbo laiką, po paleidimo situacija stebuklingai nepasitaisys.
Taip pat svarbu įsitikinti, kad turinio valdymo sistema yra patogi kasdieniams veiksmams. Ne teorijoje, o praktikoje. Ar žmogus be ilgo apmokymo gali įkelti naują PDF, pataisyti tekstą, pakeisti nuotrauką? Jei kiekvienam smulkiam pakeitimui reikės rašyti tiekėjui, svetainė greitai pradės senti.
6. Paleidimas: ne finišas, o darbo pradžia
Svetainės paleidimas dažnai atrodo kaip pagrindinis projekto momentas. Iš dalies taip ir yra. Bet tikroji vertė atsiranda vėliau, kai svetainė tampa kasdieniu įrankiu, o ne vienkartiniu projektu.
Prieš paleidžiant verta dar kartą pereiti kontrolinį sąrašą:
- Ar visi pagrindiniai puslapiai užpildyti?
- Ar kontaktai ir darbo laikas tikslūs?
- Ar senos nuorodos nenukreipia į klaidas?
- Ar darbuotojai žino, kaip atnaujinti turinį?
- Ar aišku, kas įstaigoje atsakingas už svetainės priežiūrą?
Po paleidimo verta nusistatyti paprastą vidaus tvarką. Kas tikrina naujienas? Kas atsako už dokumentų skiltį? Kas prižiūri darbuotojų kontaktus? Kas peržiūri informaciją prieš mokslo metų pradžią ar prieš didesnį renginių sezoną? Be šito net ir gerai sukurta wordpress svetainė po kelių mėnesių gali pradėti atrodyti pavargusi.
Viešajame sektoriuje tai ypač svarbu, nes svetainė dažnai yra pirmas kontaktas su įstaiga. Žmogus dar neskambino, neatėjo, neparašė el. laiško — jis pirmiausia atsidarė puslapį. Ir jei ten rado pasenusį pranešimą apie pernykštį renginį, įspūdis susidaro labai greitai.
Pabaigai: gera svetainė palengvina darbą, o ne sukuria naują
Jei reikėtų viską sutraukti į vieną mintį, ji būtų paprasta: klausimas kaip sukurti svetainę turėtų prasidėti ne nuo technologijos, o nuo žmonių ir kasdienių situacijų. Kas ieškos informacijos? Kas ją atnaujins? Kas nutiks, kai reikės skubiai pakeisti darbo laiką, įkelti direktoriaus įsakymą ar paskelbti registraciją į renginį?
Geras procesas paprastai atrodo taip: aiškiai įvardijami poreikiai, atsakingai pasirenkamas partneris, sukuriama suprantama struktūra, paruošiamas tvarkingas turinys, viskas kruopščiai išbandoma ir tik tada paleidžiama. Be skubėjimo ten, kur vėliau skaudėtų labiausiai.
Nesvarbu, ar kuriama mokyklos, muziejaus, bibliotekos ar savivaldybės svetainė — tikslas tas pats. Kad žmogus greitai rastų tai, ko atėjo, o įstaigos darbuotojams nereikėtų kaskart kovoti su pačia sistema. Jei taip nutinka, vadinasi, svetainė padaryta gerai.